Versie 1.6 · 31 augustus 2026 · Dex-IT B.V.
BonDepot is een online boekhoudhulp van Dex-IT B.V. (KvK 96461756, Meander 251, 6825 MC Arnhem, welkom@bondepot.eu), hierna "wij" of "BonDepot". Met BonDepot lees je bonnen en facturen in, houd je een administratie bij en maak je verkoopfacturen.
Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van BonDepot: voor de proefperiode, voor een betaald abonnement en voor ieder gebruik van de app. Je aanvaardt ze bij het aanmaken van een administratie of bij het accepteren van een uitnodiging.
BonDepot is een zakelijke dienst. Wij richten ons op ondernemers, organisaties en hun adviseurs — niet op consumenten. Gebruik je BonDepot als consument, dan gelden dwingende consumentenregels waar deze voorwaarden niet van afwijken.
Je bent zelf verantwoordelijk voor de accounts binnen jouw administratie: wie je uitnodigt, welke rollen je toekent en wanneer je toegang weer intrekt. Wij gaan niet over die toegang.
Behandel inloggegevens vertrouwelijk. Wij raden dringend aan om tweefactorauthenticatie aan te zetten; dat kan iedere gebruiker zelf onder Account & beveiliging. Vermoed je dat iemand ongewenst toegang heeft, wijzig dan direct het wachtwoord en trek de betreffende toegang in.
Handelingen die met jouw accounts worden verricht, gelden als jouw handelingen.
Dit is het belangrijkste artikel van deze voorwaarden.
BonDepot is een hulpmiddel, geen boekhouder. Jij bepaalt wat er wordt geboekt en jij blijft verantwoordelijk voor je administratie, je aangiftes en de juistheid en volledigheid van je gegevens. Dat geldt ook voor gegevens die de app automatisch heeft ingelezen.
Controleer wat er is ingelezen. Het automatisch uitlezen van bonnen en facturen gaat goed maar niet feilloos: bedragen, btw-tarieven, datums en leveranciers kunnen verkeerd worden herkend. Daarom is elk ingelezen stuk eerst een concept dat je kunt wijzigen, en pas geboekt als jij het boekt. Die controlestap is bewust van jou.
Gebruik van BonDepot is voor eigen rekening en risico.
BonDepot geeft geen fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies, en de app vervangt je accountant of adviseur niet.
Overzichten in de app — waaronder de btw-aangiftehulp, de balans, de winst-en-verliesrekening en het DGA-overzicht — zijn indicatief en bedoeld als hulpmiddel bij je eigen werk of dat van je adviseur. Ze zijn geen aangifte en geen advies.
De ingebouwde assistent beantwoordt alleen vragen over de bediening van BonDepot. Inhoudelijke vragen — mag ik dit aftrekken, welk tarief geldt hier, hoe boek ik dit — verwijst hij door naar je eigen adviseur, en dat is geen beperking maar een bewuste keuze.
Je administratie bevat gegevens van jou en van anderen: leveranciers, klanten en soms personen. Voor die persoonsgegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij verwerken ze in jouw opdracht en alleen om je de dienst te leveren. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die bij deze voorwaarden hoort.
Waar je gegevens staan. BonDepot draait op een server in Nederland. Je databases zijn versleuteld opgeslagen, net als de bestanden die je uploadt.
Wat wij niet doen. Wij verkopen je gegevens niet, en we gebruiken de inhoud van je administratie niet voor eigen doeleinden buiten het leveren en beveiligen van de dienst.
Wij meten je gebruik niet. In BonDepot zit geen tracking: geen analytics, geen meetpixels, geen trackingcookies, geen statistiek over welke schermen je opent, waar je klikt of hoe lang je ergens bent. De cookies die er zijn, zijn functioneel — ingelogd blijven, je taalkeuze en je voorkeur voor links- of rechtshandig bedienen. Wat wij verder vastleggen is wat er nodig is om de dienst te draaien en te beveiligen: inlogsessies, foutmeldingen in het serverlog, en de datum waarop er voor het laatst in een administratie is gewerkt (zodat we verlaten proefadministraties kunnen opruimen). De audittrail — wie wat heeft geboekt — staat in je eigen administratie en is voor jou.
Hoe wij dan weten wat we moeten bouwen. Juist omdat wij niets meten, komen nieuwe functies en verbeteringen rechtstreeks van jou: de vragen die je aan de ingebouwde assistent stelt en de feedback die je instuurt. Die bewaren wij, lezen wij, en gebruiken wij om te bepalen wat er hierna gebouwd wordt — onze roadmap. Een vraag die vaak terugkomt betekent meestal dat een scherm duidelijker moet; een ingestuurd idee kan een volgende functie worden. Dat is het enige wat wij over het gebruik van BonDepot te weten komen, en het gaat alleen over wat je zelf typt — nooit over de inhoud van je administratie. Wat er technisch met die tekst gebeurt, staat in artikel 6.
Voor het uitlezen van bonnen en facturen maken wij gebruik van een AI-dienst van Mistral AI, een Franse aanbieder. Het document dat je inleest wordt daarheen gestuurd en omgezet naar gestructureerde gegevens — leverancier, datum, bedragen, btw — zodat die in je administratie kunnen worden opgenomen. Wij spreken daarbij het Europese endpoint aan, zodat die verwerking binnen de EU blijft. Mistral treedt op als subverwerker; welke subverwerkers wij inschakelen staat in de verwerkersovereenkomst.
Je documenten worden niet gebruikt om AI te trainen. Wij hebben in ons Mistral-account vastgelegd dat wat wij insturen en terugkrijgen niet mag worden gebruikt om hun modellen te trainen. Mistral bewaart een ingelezen document nog maximaal dertig dagen om misbruik van hun dienst op te sporen en wist het daarna; dat is hun standaard voor zakelijk API-gebruik. Zie de privacyverklaring van Mistral.
De assistent loopt langs dezelfde route. De vragen die je aan de ingebouwde assistent stelt gaan als tekst naar diezelfde Franse dienst, op datzelfde EU-endpoint. Er gaat daarmee niets buiten de EER — niet je documenten en niet je vragen. Je administratie gaat daar sowieso nooit doorheen; alleen wat je zelf typt.
Wat wij zelf met die vragen en die feedback doen. Wij bewaren ze, mét het antwoord dat de assistent gaf, en wij lezen ze. Ze hebben één doel: bepalen wat er hierna aan BonDepot gebouwd of verbeterd wordt. Omdat er geen tracking in de app zit (artikel 5), is dit onze enige bron voor die keuzes. Wij verstrekken ze niet aan anderen en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Zet er dus geen gegevens in die er niet in horen — voor een vraag over de bediening is dat ook niet nodig.
E-facturen (UBL, Factur-X/ZUGFeRD) worden volledig op onze eigen server verwerkt: die bevatten de gegevens al gestructureerd en verlaten Nederland niet.
Wij streven naar een beschikbaarheid van 99% of meer. BonDepot draait op een server in Nederland die wij actief bijhouden, met dagelijkse back-ups en automatische beveiligingsupdates, en wij bewaken de beschikbaarheid doorlopend met een uptime-monitor — een storing zien wij dus, ook als niemand hem meldt.
Hoe wij dat meten. Per kalenderjaar, over alle uren van het jaar, aan de hand van diezelfde uptime-monitor. Als niet beschikbaar telt de tijd dat je door een storing aan onze kant niet kunt inloggen of werken. Niet meegeteld: vooraf aangekondigd onderhoud, en uitval die buiten onze invloed ligt (zie hieronder).
Dit is een inspanningsverplichting: wij doen er alles aan, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid en bieden geen service level agreement met een boete- of vergoedingsregeling. Onderhoud, updates en beveiligingspatches kunnen tot korte onderbrekingen leiden — die plannen we zo veel mogelijk buiten kantooruren. Ingrijpend gepland onderhoud kondigen we vooraf aan wanneer dat redelijkerwijs kan. Uitval die buiten onze invloed ligt — een storing bij onze hostingpartij, netwerk- of stroomuitval, een aanval van buitenaf — telt niet mee in dat streven.
Kun je er even niet bij, dan blijven je gegevens gewoon staan: ze staan versleuteld opgeslagen en gaan mee in de dagelijkse back-up. Je kunt ze bovendien op elk moment zelf volledig exporteren (artikel 8), zodat je nooit van onze beschikbaarheid afhankelijk bent om bij je eigen administratie te kunnen.
Wij mogen de dienst ontwikkelen en veranderen: functies kunnen erbij komen, wijzigen of verdwijnen. Verdwijnt er iets wezenlijks uit je abonnement, dan melden wij dat ten minste twee maanden vooraf. Ben je het er niet mee eens, dan kun je binnen die termijn kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, en betalen wij het al betaalde deel van je lopende periode naar rato terug.
De gegevens in je administratie zijn en blijven van jou.
De wettelijke bewaarplicht ligt bij jou. In Nederland moet je je administratie zeven jaar bewaren (voor sommige gegevens langer). Reken daarvoor niet op ons: wij zijn geen archief. Je kunt op elk moment een volledige export downloaden — een ZIP met je gegevens in Excel en CSV, plus de originele bonnen, facturen en bijlagen. Gebruik die export en bewaar hem zelf.
Wij maken back-ups voor onze eigen continuïteit. Dat is een voorziening tegen storingen, geen archiefdienst voor jou, en je kunt er geen rechten aan ontlenen.
Je begint met een gratis proefperiode. Daarin is de app volledig te gebruiken en zit je nergens aan vast; je hoeft niet op te zeggen. Loopt de proef af zonder dat je een abonnement afsluit, dan wordt je administratie vergrendeld — je gegevens blijven staan en je kunt ze exporteren, maar werken kan pas weer na het afsluiten van een abonnement.
Een abonnement loopt per periode (standaard een jaar) en wordt vooraf gefactureerd. De prijzen staan bij het afsluiten vermeld en zijn exclusief btw. Betaal je niet op tijd, dan mogen wij de toegang opschorten nadat we je daarop hebben gewezen.
Verlenging en prijswijziging. Een abonnement verlengt per periode. Prijzen kunnen wij aanpassen, maar alleen per verlengmoment en met een aankondiging van ten minste twee maanden vooraf; de prijs van een lopende periode verandert nooit tussentijds. Ben je het niet eens met een wijziging, dan zeg je op vóór de verlenging — die twee maanden zijn er zodat je die keuze rustig kunt maken.
Indexatie. Los daarvan mogen wij de prijzen eens per jaar aanpassen aan de inflatie, met ten hoogste de stijging van het consumentenprijsindexcijfer (CPI, alle huishoudens) van het CBS over de twaalf maanden daarvoor. Ook zo'n aanpassing gaat pas in per verlengmoment en kondigen wij twee maanden vooraf aan. Het gaat hier om het op peil houden van de prijs, niet om een verhoging bovenop de inflatie — die valt onder de vorige alinea.
Overstappen naar een duurder pakket kan direct, met verrekening naar rato over de resterende dagen. Overstappen naar een goedkoper pakket gaat in per volgende periode; er wordt niet tussentijds terugbetaald.
Je kunt op elk moment opzeggen tegen het einde van de lopende periode. Reeds betaalde periodes worden niet terugbetaald.
Je kunt je administratie ook zelf laten verwijderen vanuit de app. Daar zit een bedenktijd op: pas na die termijn wordt er echt gewist, en tot dat moment kun je de aanvraag intrekken. Verwijderen is onomkeerbaar — je databestanden, je originele documenten en je facturen zijn daarna weg, ook bij ons. Maak dus eerst een export.
Wij mogen een administratie beëindigen bij langdurige niet-betaling, bij misbruik of bij gebruik dat in strijd is met de wet. Behalve in dringende gevallen krijg je eerst een waarschuwing en gelegenheid om het recht te zetten, plus de gelegenheid om te exporteren.
Facturen die wij aan jou hebben gestuurd, bewaren wij op grond van onze eigen wettelijke bewaarplicht, ook na verwijdering van je administratie.
Omdat BonDepot een hulpmiddel is en de controle bij jou ligt (artikel 3), is onze aansprakelijkheid beperkt.
Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, waaronder gemiste omzet, gemiste besparingen, boetes of naheffingen van de Belastingdienst, kosten van herstelwerk door derden, reputatieschade of verlies van gegevens dat je met een export had kunnen voorkomen.
Voor het overige is onze aansprakelijkheid per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons hebt betaald voor de betreffende administratie. Tijdens een gratis proefperiode is dat bedrag nul.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en niet voor zover de wet ze niet toestaat.
Meld schade op tijd. Doe dat binnen twaalf maanden nadat je de schade hebt ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken — dan kunnen wij nog iets doen om het te beperken of te herstellen. Meld je later, dan vervalt je aanspraak. Heb je wél op tijd gemeld, dan vervalt de aanspraak alsnog als je niet binnen vierentwintig maanden na die melding een procedure begint.
Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Elke versie heeft een versienummer en datum (zie boven aan deze pagina), en de geldende versie staat altijd op deze pagina.
Bij een wijziging die voor jou nadelig is, melden wij dat vooraf. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe versie ingaat.
Op deze voorwaarden en op het gebruik van BonDepot is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter in Arnhem, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.
De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is de bindende versie. Een vertaling is een service, geen zelfstandige tekst.
Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen we de betreffende bepaling door een geldige die er qua strekking zo dicht mogelijk bij komt.