Een foto van een tankbon, een pdf van je leverancier, een e-factuur in XML: het gaat er op dezelfde manier in. BonDepot leest eruit wat erop staat, stelt een grootboekrekening voor en zet het klaar als concept. Jij kijkt het na en boekt het — en het origineel blijft eraan vastzitten.
Sleep een stapel bonnen het scherm in, of laat BonDepot ze ophalen uit een gedeelde map in OneDrive of Google Drive. Meerdere bestanden tegelijk kan; losse pagina's van één factuur voeg je samen tot één stuk.
Leverancier, datum, factuurnummer, de bedragen en de kostenregels worden uitgelezen, met een voorstel voor de grootboekrekening erbij. E-facturen gaan zonder AI: die worden exact gelezen.
Elk stuk komt binnen als concept: vrij te wijzigen, te verwijderen en te hernummeren. Lijkt het op een bon die je al hebt, dan zegt BonDepot dat vóór je hem opslaat.
Eén klik boekt een concept, of je boekt in één keer alles wat je op dat moment voor je hebt. Er ontstaat een journaalpost en het boekstuknummer ligt vast. Wat niet optelt of nog geen grootboekrekening heeft, wordt geweigerd in plaats van stilzwijgend rechtgetrokken.
Het inlezen stopt niet bij de tekst op de bon. Een paar dingen die anders elk kwartaal terugkomen, gaan hier meteen goed.
BonDepot zoekt de crediteur bij het KvK-nummer, het btw-nummer, het IBAN of de naam op de bon. Is het een nieuwe, dan komt hij binnen als voorstel dat jij goedkeurt — zo loopt je adresboek niet vol met drie varianten van dezelfde leverancier.
Bij een factuur uit het buitenland wordt niet alleen het percentage uitgelezen maar ook het land waar die btw van is; de regel toont dan bijvoorbeeld 19% (DE). Duitse btw is geen Nederlandse voorbelasting, dus die blijft uit rubriek 5b en staat apart in een overzicht voor het EU-teruggaafverzoek.
Btw die je niet mag aftrekken zet je per regel uit; het hele bedrag inclusief btw wordt dan als kosten geboekt. Bij een crediteur waar dat altijd geldt, stel je het één keer in en hebben nieuwe regels het meteen goed.
Bonnen fotografeer je waar je ze krijgt. Daar hoort geen aparte app bij: je opent BonDepot in de browser van je telefoon en de camera staat klaar.
Geen app store, geen updates, geen tweede wachtwoord. Eén knop in het menu en de camera gaat open — op een iPhone net zo goed als op een Android-toestel.
BonDepot zoekt de vier hoeken van je bon en trekt het beeld recht, zodat de tafel eromheen wegvalt. Zit een hoek ernaast, dan sleep je hem zelf goed voor je verstuurt.
De foto wordt uitgelezen en staat als concept klaar. Controleren doe je later rustig achter je computer — of helemaal niet meer, als alles klopt.
Krijg je facturen als UBL- of CII-bestand (Peppol, NLCIUS, XRechnung), dan komt er geen AI aan te pas: die worden rechtstreeks gelezen, met de bedragen zoals je leverancier ze heeft verstuurd. Zit de e-factuur ingesloten in een pdf (Factur-X of ZUGFeRD), dan wordt hij daaruit gehaald en gebruikt.
Komen de pdf en de XML als paar binnen, dan worden ze één stuk: de XML levert de gegevens, de pdf is wat je op het scherm ziet, en allebei gaan ze het archief in. Je eigen verkoopfacturen stuur je overigens net zo goed als e-factuur de deur uit.
Elke bon wordt versleuteld bewaard en staat naast de regels op het scherm. Uit een gedeelde map worden bestanden niet gekopieerd maar verplaatst naar een archief op jaar, maand en leverancier: de map blijft leeg en het stuk blijft vindbaar.
Een geboekt stuk wijzig je niet meer: corrigeren gaat via een storno of een omboeking, en het boekstuknummer blijft staan. Elke wijziging komt met de oude én de nieuwe waarde in het controlespoor, met wie het deed.
Het uitlezen gebeurt bij een Europese AI-aanbieder op Europese infrastructuur, en je bonnen worden niet gebruikt om modellen te trainen.
30 dagen, alle functies, geen betaalgegevens.