Ein Foto vom Tankbeleg, ein PDF Ihres Lieferanten, eine E-Rechnung als XML: Alles kommt auf demselben Weg hinein. BonDepot liest aus, was darauf steht, schlägt ein Sachkonto vor und legt den Beleg als Entwurf bereit. Sie prüfen und buchen — und das Original bleibt daran hängen.
Ziehen Sie einen Stapel Belege in das Fenster, oder lassen Sie BonDepot sie aus einem freigegebenen Ordner in OneDrive oder Google Drive abholen. Mehrere Dateien auf einmal sind kein Problem; einzelne Seiten einer Rechnung fassen Sie zu einem Beleg zusammen.
Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Beträge und Aufwandspositionen werden ausgelesen, samt Vorschlag für das Sachkonto. E-Rechnungen kommen ohne KI aus: Die werden exakt gelesen.
Jeder Beleg kommt als Entwurf herein: frei änderbar, löschbar und neu nummerierbar. Ähnelt er einem Beleg, den Sie schon haben, sagt BonDepot das, bevor Sie speichern.
Ein Klick bucht einen Entwurf, oder Sie buchen alles auf einmal, was Sie gerade vor sich haben. Es entsteht ein Buchungssatz, und die Belegnummer steht fest. Was nicht aufgeht oder noch kein Sachkonto hat, wird abgelehnt statt stillschweigend geradegebogen.
Das Einlesen hört nicht beim Text auf dem Beleg auf. Ein paar Dinge, die sonst jedes Quartal wiederkommen, werden hier gleich richtig gemacht.
BonDepot sucht den Kreditor über Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN oder den Namen auf dem Beleg. Ein neuer kommt als Vorschlag herein, den Sie freigeben — so füllt sich Ihr Adressbuch nicht mit drei Varianten desselben Lieferanten.
Bei einer Rechnung aus dem Ausland wird nicht nur der Steuersatz ausgelesen, sondern auch das Land, dessen Umsatzsteuer es ist; die Position zeigt dann zum Beispiel 19 % (DE). Deutsche Umsatzsteuer ist keine niederländische Vorsteuer, bleibt also aus Zeile 5b der niederländischen Voranmeldung heraus und steht gesondert in einer Übersicht für den EU-Vorsteuervergütungsantrag.
Umsatzsteuer, die Sie nicht abziehen dürfen, schalten Sie je Position ab; der volle Betrag inklusive Steuer wird dann als Aufwand gebucht. Bei einem Kreditor, für den das immer gilt, stellen Sie es einmal ein, und neue Positionen haben es gleich richtig.
Belege fotografieren Sie dort, wo Sie sie bekommen. Dafür braucht es keine eigene App: Sie öffnen BonDepot im Browser Ihres Handys, und die Kamera ist bereit.
Kein App Store, keine Updates, kein zweites Passwort. Ein Knopf im Menü, und die Kamera öffnet sich — auf einem iPhone genauso wie auf einem Android-Gerät.
BonDepot sucht die vier Ecken Ihres Belegs und richtet das Bild gerade, sodass der Tisch ringsum wegfällt. Sitzt eine Ecke daneben, ziehen Sie sie vor dem Senden selbst zurecht.
Das Foto wird ausgelesen und liegt als Entwurf bereit. Prüfen können Sie später in Ruhe am Rechner — oder gar nicht mehr, wenn alles stimmt.
Erhalten Sie Rechnungen als UBL- oder CII-Datei (Peppol, NLCIUS, XRechnung), ist keine KI im Spiel: Sie werden direkt gelesen, mit den Beträgen genau so, wie Ihr Lieferant sie verschickt hat. Steckt die E-Rechnung in einem PDF (Factur-X oder ZUGFeRD), wird sie dort herausgeholt und verwendet.
Kommen PDF und XML als Paar herein, werden sie ein Beleg: Die XML liefert die Daten, das PDF ist das, was Sie auf dem Bildschirm sehen, und beide wandern ins Archiv. Ihre eigenen Ausgangsrechnungen verschicken Sie übrigens genauso als E-Rechnung.
Jeder Beleg wird verschlüsselt aufbewahrt und steht neben den Positionen auf dem Bildschirm. Aus einem freigegebenen Ordner werden Dateien nicht kopiert, sondern in ein Archiv nach Jahr, Monat und Lieferant verschoben: Der Ordner bleibt leer und der Beleg auffindbar.
Einen gebuchten Beleg ändern Sie nicht mehr: Korrigiert wird per Storno oder Umbuchung, und die Belegnummer bleibt stehen. Jede Änderung geht mit altem und neuem Wert in den Prüfpfad, mitsamt der Person, die sie vorgenommen hat.
Das Auslesen erfolgt bei einem europäischen KI-Anbieter auf europäischer Infrastruktur, und Ihre Belege werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.
30 Tage, alle Funktionen, keine Zahlungsdaten.