Una foto de un ticket de gasolina, un PDF de tu proveedor, una factura electrónica en XML: todo entra de la misma manera. BonDepot lee lo que pone, propone una cuenta contable y lo deja preparado como borrador. Tú lo revisas y lo contabilizas, y el original se queda adjunto.
Arrastra un montón de tickets a la pantalla, o deja que BonDepot los recoja de una carpeta compartida en OneDrive o Google Drive. Puedes subir varios archivos a la vez; las páginas sueltas de una misma factura las unes en un solo documento.
Se leen el proveedor, la fecha, el número de factura, los importes y las líneas de gasto, con una propuesta de cuenta contable. Las facturas electrónicas no pasan por la IA: esas se leen de forma exacta.
Cada documento entra como borrador: se puede modificar, eliminar y renumerar libremente. Si se parece a un ticket que ya tienes, BonDepot te lo dice antes de guardarlo.
Con un clic contabilizas un borrador, o contabilizas de una vez todo lo que tienes delante. Se genera un asiento y el número de documento queda fijado. Lo que no cuadra o todavía no tiene cuenta contable se rechaza, en lugar de arreglarse en silencio.
La lectura no se queda en el texto del ticket. Algunas cosas que de otro modo volverían cada trimestre se resuelven aquí mismo.
BonDepot busca al acreedor por su número de registro mercantil, su NIF-IVA, su IBAN o el nombre que figura en el ticket. Si es nuevo, entra como propuesta que tú apruebas, para que tu listado no acabe con tres versiones del mismo proveedor.
En una factura del extranjero no solo se lee el porcentaje, sino también el país cuyo IVA es; la línea muestra entonces, por ejemplo, 19 % (DE). El IVA alemán no es IVA soportado neerlandés, así que se queda fuera de la casilla 5b de la declaración neerlandesa y aparece aparte en un resumen para la solicitud de devolución en la UE.
El IVA que no puedes deducir lo desactivas en cada línea; el importe completo con IVA se contabiliza entonces como gasto. Si con un acreedor pasa siempre, lo configuras una vez y las líneas nuevas ya salen bien.
Los tickets se fotografían donde te los dan. Para eso no hace falta una app aparte: abres BonDepot en el navegador del móvil y la cámara ya está lista.
Sin tienda de aplicaciones, sin actualizaciones, sin una segunda contraseña. Un botón en el menú y se abre la cámara, tanto en un iPhone como en un Android.
BonDepot busca las cuatro esquinas del ticket y endereza la imagen, de modo que la mesa alrededor desaparece. Si una esquina queda mal, la ajustas tú antes de enviar.
La foto se lee y queda preparada como borrador. Ya la revisas luego con calma delante del ordenador, o ni eso, si todo está bien.
Si recibes facturas como archivo UBL o CII (Peppol, NLCIUS, XRechnung), no interviene ninguna IA: se leen directamente, con los importes tal y como los envió tu proveedor. Si la factura electrónica va incrustada en un PDF (Factur-X o ZUGFeRD), se extrae de ahí y se utiliza.
Si el PDF y el XML llegan en pareja, se convierten en un solo documento: el XML aporta los datos, el PDF es lo que ves en pantalla, y los dos van al archivo. Tus propias facturas de venta, por cierto, salen igual de fácil como factura electrónica.
Cada ticket se guarda cifrado y aparece junto a las líneas en pantalla. Desde una carpeta compartida los archivos no se copian, sino que se mueven a un archivo ordenado por año, mes y proveedor: la carpeta queda vacía y el documento sigue localizable.
Un documento contabilizado ya no se modifica: se corrige con una anulación o reclasificando el apunte, y el número de documento se mantiene. Cada cambio queda en la pista de auditoría con el valor antiguo y el nuevo, y con quién lo hizo.
La lectura la hace un proveedor europeo de IA sobre infraestructura europea, y tus tickets no se utilizan para entrenar modelos.
30 días, todas las funciones, sin datos de pago.